Leistungsübersicht für Partner
Ziel
Unter der Bezeichnung «Seminarland Ostschweiz» führen St.Gallen-Bodensee Tourismus (SGBT), Thurgau Tourismus (TGT), Toggenburg Tourismus (TT) und Schaffhauserland Tourismus (SHLT) eine Kooperation, in der sich professionelle Seminarhotels, Ausbildungszentren sowie Tagungslocations zusammenschliessen und gemeinsam vermarktet werden.
Durch die gegenseitige Unterstützung, Erfahrungsaustausch und Koordination fördert und entwickelt Seminarland Ostschweiz den Seminar- und Tagungstourismus in der Region. Der Fokus liegt auf der Vermarktung der Region, der Marktbearbeitung mit persönlichem Verkauf im B2B-Bereich, dem kostenlosen Buchungsservice und dem Vermitteln von Buchungen zu den Partnern.
Pflichten Seminarland Ostschweiz
Folgende Leistungen erbringt Seminarland Ostschweiz gegenüber den Partnern:
Marktbearbeitung
- Auftritt aller Partner in einer Imagebroschüre
- Professionelle Repräsentation an Veranstaltungen auf dem B2B-Markt und Fachmessen
- Telefonische und persönliche Verkaufsgespräche im B2B-Bereich
- Akquise von Neukunden
- Aktive Bearbeitung und Pflege des Online Venuefinders auf seminarland.ch
- Bewirtschaftung und stetige Aktualisierung des TOMAS-Gruppentools
- Online Marketing auf verschiedenen Social Media Kanälen, Newsletter, SEO/SEA, etc.
Beratung und Koordination von Anfragen
- Persönliche und individuelle Beratung der Kunden von Seminarland Ostschweiz
- Einholen verschiedener Offerten via TOMAS-Gruppentool
- Koordination von Anfragen, Erstellen von Offerten sowie Buchungsvermittlung
- Planung und Durchführung von Site Inspections
- Ausarbeitung von Ideen für Rahmenprogramme
- Bewirtschaftung eCRM-System wie Kundendatenpflege, Potenzialanalyse, etc.
Führung der Geschäftsstelle Seminarland Ostschweiz
- Erstellen des Budgets und Führen der Rechnung
- Vorbereitung und Nachbearbeitung der Partner-Meetings
- Regelmässiger Austausch mit der Hoteldirektion resp. Geschäftsführung
- Quartalsbericht mit Reporting, Marktanalysen, Umfrageergebnissen, etc.
- Aktive Bearbeitung und Pflege des Online Venuefinders auf seminarland.ch
- Allgemeine administrative Aufgaben
Pflichten der Partner
Folgende Pflichten hat der Partner gegenüber Seminarland Ostschweiz:
Anfragehandling
- Rückmeldung auf eine Anfrage innerhalb von 24 Stunden (an Werktagen)
- Freihalten von provisorischen Reservationen von Anfragen über Seminarland Ostschweiz bis zum vereinbarten Optionsdatum
- Gleiche Konditionen an Seminarland Ostschweiz wie bei direkter Anfrage des Kunden und wie vom Partner öffentlich publiziert
- Aktives Empfehlungsmanagement von Seminarland Ostschweiz an Kunden, wenn keine eigenen Kapazitäten vorhanden
- Kundendaten von Seminarland Ostschweiz unterliegen dem Datenschutzgesetz
- Proaktive Information über Neuheiten, Renovationen oder Neuanschaffungen, Aktionen, etc. an Seminarland Ostschweiz
- Verlinkung Website des Partners mit Seminarland Ostschweiz seminarland.ch
Abrechnungsprozedere
- Gesamtabrechnung nach Ende der Veranstaltung proaktiv und wahrheitsgetreu an Seminarland Ostschweiz senden für die Kommissionsabrechnung